Entendendo as regras de reembolso de milhagem
O reembolso de quilometragem dos funcionários é o processo de compensar os funcionários pela direção relacionada ao trabalho usando seus veículos pessoais.Esse tipo de reembolso não é obrigatório na maioria dos estados, mas em muitos setores, é considerado um procedimento padrão que ajuda a manter a satisfação dos funcionários por meio de compensação justa.Os únicos estados que exigem que as empresas reembolsem os funcionários pelo uso de seus veículos para o trabalho são Califórnia, Illinois e Massachusetts.
Para que os reembolsos sejam isentos de impostos, as empresas precisam usar as taxas de milhagem padrão fornecidas pelo IRS.Em 2024, significa que as empresas podem emitir reembolsos isentos de impostos à taxa máxima de 67 centavos por milha.
Qualquer reembolso de veículo superior ao considerado renda tributável.Ainda assim, as empresas às vezes podem optar por oferecer taxas mais altas de reembolso com base em fatores como:
- Custos de combustível e manutenção local
- Condições de direção difíceis
- Padrões industriais
Portanto, uma política de reembolso de milhagem bem trabalhada garante o pagamento preciso da viagem para os funcionários e contribui significativamente para atrair e reter funcionários.
Também vale a pena mencionar que, para manter os funcionários felizes, algumas empresas optam por implementar diferentes métodos de remuneração, como um subsídio de carro.Nesse caso, os funcionários têm mais liberdade usando o benefício, pois não depende da milhagem.
O que são métodos de reembolso de funcionários?
Os reembolsos baseados em milhagem são bastante comuns.Eles geralmente resultam em compensação justa e são muito fáceis de implementar, especialmente com a ajuda de um aplicativo de rastreamento de milhagem como o MILEIQ.
No entanto, outros métodos podem ser mais adequados para empresas e funcionários, dependendo da situação específica.
Por exemplo, o método de despesas reais é considerado mais preciso e pode resultar em maior compensação, mas requer manutenção de registros e contabilidade muito mais detalhada para todas as despesas relacionadas ao veículo.
Em seguida, existe o método de taxa fixa e variável (FAVR), que combina a abordagem baseada em milhagem e o método de despesa real.
Um método um pouco menos popular é fornecer um subsídio de carro.É um benefício fixo adicionado ao salário, que pode ser gasto inteiramente de acordo com as preferências do funcionário.Lembre -se de que alguns empregadores podem ter diretrizes de uso que precisam ser seguidas.
Taxas de reembolso de milhagem do IRS
Antes de falarmos sobre as taxas atuais, é necessário ressaltar que oAs taxas padrão estabelecidas pelo IRS especificam apenas a taxa máxima na qual as empresas podem reembolsar os funcionários por quilometragem isenta de impostos.Em outras palavras, os pagamentos de reembolso sob ou no limite do IRS não contam para o lucro tributável de um funcionário.
Como não existe uma lei federal que aplique a quilometragem reembolsos, as empresas na maioria dos estados podem definir suas próprias taxas que podem ser menores ou mais altas que o padrão.Qualquer valor que exceda a taxa padrão deve ser considerado uma receita tributável.
Para 2024, a taxa de milhagem padrão para uso comercial é fixada em 67 centavos por milha, o que significa que aumentou 1,5 centavos em comparação com o ano anterior.Como sempre, o IRS determinou a taxa por meio de um estudo anual dos custos fixos e variáveis da operação de um veículo, levando em consideração fatores como:
- depreciação
- seguro
- reparos
- pneus
- manutenção
- preços do combustível
Subsídio de quilometragem
Outro método de reembolso de quilometragem é o subsídio de quilometragem.Este é um valor fixo dado aos funcionários todos os meses para cobrir suas despesas de condução.É provavelmente o método mais fácil de reembolso de veículos para os empregadores.
No entanto, é totalmente tributável, por isso pode não ser o método mais ideal do ponto de vista fiscal.Além disso, também é a forma mais imprecisa de compensação.Dependendo do uso do veículo todos os meses, os funcionários geralmente serão reembolsados de maneira generosa ou não suficientemente suficiente.
Ainda assim, é frequentemente apreciado pelos funcionários, pois lhes dá total liberdade em termos de como exatamente eles gastam seu subsídio.
Favr (taxa fixa e variável)
A taxa fixa e variável (FAVR) é um método exclusivo de reembolso que combina um subsídio mensal plano com uma taxa variável por milha acionada.Esse método é sancionado pelo IRS, permitindo que as empresas reembolsem os funcionários isentos de impostos para dirigir com negócios usando seus veículos pessoais.
A FAVR leva em consideração os custos fixos (depreciação, seguro, taxas de licença) e custos variáveis (combustível, manutenção, reparos) da operação de um veículo.Uma das principais razões para sua introdução foi permitir que as empresas construíssem seus próprios sistemas de reembolso que refletissem custos e condições específicos em diferentes áreas geográficas.
Requisitos legais para reembolso de milhagem
Apenas três estados exigem que as empresas reembolsem os funcionários pelo uso de veículos pessoais: Illinois, Califórnia e Massachusetts.Em qualquer outro lugar, os reembolsos de quilometragem são opcionais, para que as empresas possam criar suas próprias políticas, desde que se alinhem aos regulamentos do IRS.
No entanto, existem regras gerais para o reembolso dos funcionários na Fair Labor Standards Act.Por exemplo, se as despesas comerciais de um funcionário (como gás) reduzirem efetivamente sua receita abaixo do salário mínimo federal, elas devem ser reembolsadas para corresponder à diferença.
Você pode encontrar mais regulamentos de reembolso na Lei de Cortes e Empregos.Desde a sua introdução em 2017, os funcionários não podem reivindicar despesas não reembolsadas como deduções fiscais.
Calcular reembolsos de milhagem
A fórmula para calcular o reembolso de milhagem é bastante simples.
Mas antes de passar pelos números, você deve rastrear e categorizar todas as suas milhas de negócios corretamente ao longo do ano.Há uma ampla gama de ferramentas que podem ajudá -lo a rastrear e preparar a documentação para o IRS.
Embora ainda seja possível manter os registros em um caderno ou em uma planilha simples, é muito mais conveniente usar um aplicativo de rastreamento móvel que o ajude com todas as etapas do processo, desde o rastreamento de milhagem até o cálculo e a preparação de documentos para sua declaração de imposto.
Mas se você preferir a maneira tradicional, aqui está a fórmula para calcular o reembolso de milhagem:
Miles de negócios conduzidos * Taxa de milhagem = reembolso
Ao calcular, lembre -se de que nem todas as empresas usam as taxas de milhagem padrão do IRS.É possível que seu empregador tenha uma taxa diferente, mas se os reembolsos ainda forem baseados na quilometragem, a fórmula permanecerá a mesma.
Documentando a quilometragem para reembolso
Além da milhagem, o IRS exige alguns outros detalhes para permitir reembolsos isentos de impostos.Os registros sobre cada viagem devem incluir:
- propósito da viagem
- Ponto de partida e final
- data
- leituras de odômetro
Qualquer informação ausente pode levar a uma auditoria do IRS e penalidades caras, por isso é outro motivo para manter seus registros precisos.Certifique -se de manter qualquer documentação relevante por pelo menos três anos - que normalmente está de volta o IRS verifica os registros durante uma auditoria.
Melhores práticas para empregadores
A parte mais importante para os empregadores é escolher o método de reembolso certo que será fácil de gerenciar e justo para os funcionários.O método básico baseado em milhagem pode funcionar muito bem, mas há situações nas quais pode ser insuficiente.Por exemplo, se uma profissão exigir não apenas dirigir, mas também alugar veículos, pode ser melhor usar o método FAVR ou subsídio de carro.
A comunicação é outro aspecto crucial.A política de reembolso de milhagem deve ser perfeitamente clara para garantir que os funcionários entendam o que esperar quando se trata de reembolso de milhagem.
Também é importante deixar espaço para discussão e otimização potencial.Assim como as taxas de quilometragem padrão são atualizadas anualmente, os funcionários podem solicitar a atualização da política se a taxa não refletir preços crescentes do gás e outras despesas relacionadas ao veículo.
Automatando rastreamento de milhagem
Software e aplicativos de rastreamento de milhagem, como MileIq, tornam os reembolsos dos funcionários muito mais gerenciáveis, automatizando as partes mais tediosas do processo.
As viagens podem ser rastreadas com apenas alguns cliques, e os relatórios para o IRS podem ser facilmente gerados no final do ano.Além disso, você não precisa se preocupar em extraviar nenhum documento crucial.
Perguntas e preocupações comuns
Sempre existe o risco de uma auditoria do IRS se houver alguma documentação ou erro de cálculo, portanto, as empresas precisam prestar muita atenção a todos os registros que apoiam reembolsos isentos de impostos.Eles podem revisar o registro de milhagem e, às vezes, até solicitar a documentação de apoio, provando o objetivo de uma viagem.
É por isso que, como funcionário, você deve registrar cada viagem relacionada à empresa, incluindo todas as informações relevantes sobre propósito e data.Dessa forma, você terá a prova necessária para o IRS e seu empregador.
